Werkzeugverwaltung im Baubetrieb: Schluss mit der Suche nach der Bohrmaschine

Kurz gesagt: Eine Werkzeugverwaltung braucht je Gerät Bezeichnung, Inventarnummer, Foto, Kaufpreis, Status und den nächsten Prüftermin. Jede Ausleihe ist einer bestimmten Person zugeordnet, optional einem Auftrag, mit Ausgabedatum und Rückgabetermin. Sie funktioniert nur, wenn die Buchung auf dem Smartphone ein paar Sekunden dauert und jemand einmal pro Woche die überfälligen Ausleihen prüft.

In jedem Betrieb mit mehr als drei Leuten passiert es: Morgens wird der Laser gebraucht, keiner weiß, wo er ist – bis sich herausstellt, dass er seit letzter Woche im Transporter eines Kollegen auf einer anderen Baustelle liegt. Oder schlimmer: er ist weg, und niemand weiß, wer ihn zuletzt hatte. Solche Verluste tauchen in keiner Auswertung auf, bis neu gekauft werden muss.

Warum Kladde und Tabelle scheitern

Werkzeug wird nicht im Lager oder im Büro ausgegeben, sondern auf der Baustelle, im Transporter, um sieben Uhr morgens. Wer eintragen soll, ist nicht bei der Liste, und wer bei der Liste ist, weiß nicht, wer was mitgenommen hat. Nach zwei Monaten ist die Liste tot.

Eine funktionierende Verwaltung hat drei Eigenschaften:

1. Gebucht wird dort, wo übergeben wird – auf dem Smartphone.
2. Hinter jedem Gerät steht eine Person – nicht „die Kolonne“, sondern Karl.
3. Jemand prüft offene Ausleihen – einmal pro Woche, fünf Minuten.

Was erfasst wird

• Bezeichnung und Typ („Akku-Bohrschrauber 18 V“, „Rotationslaser“),
• eigene Inventarnummer, außerdem Seriennummer, sichtbar am Gerät markiert,
• Foto – hilft bei der Zuordnung und im Versicherungsfall,
• Kaufdatum und Kaufpreis,
• Status: verfügbar, ausgeliehen, in Reparatur, ausgemustert,
• nächster Prüftermin bei elektrischen Geräten,
• Zubehör: Ladegerät, Akkus, Koffer – genau das verschwindet am häufigsten.

Verbrauchsmaterial wie Bohrer, Scheiben oder Bits gehört ins Lager, nicht in die Werkzeugverwaltung.

Ausleihen: wer, wohin, bis wann

• wer das Gerät hat,
• für welchen Auftrag (optional, hilfreich für die Kosten),
• seit wann und bis wann,
• Zustand bei Ausgabe, bei Rückgabe Datum und Zustand.

Der Rückgabetermin ist entscheidend. Ohne ihn läuft eine Ausleihe nie ab, und niemand weiß, ob der Laser zu Recht drei Wochen auf der Baustelle ist. Dauert die Arbeit länger, wird verlängert – mit einem Klick statt einer neuen Buchung.

Prüfung elektrischer Betriebsmittel

Ortsveränderliche elektrische Geräte müssen regelmäßig geprüft werden; maßgeblich sind in Deutschland die DGUV Vorschrift 3 und die Betriebssicherheitsverordnung mit der zugehörigen Gefährdungsbeurteilung. Für Baustellen werden deutlich kürzere Prüffristen angesetzt als für Büro oder Werkstatt – als Richtwert gelten dort oft drei Monate. Legen Sie die Fristen mit Ihrer Elektrofachkraft fest und tragen Sie das Datum der letzten und nächsten Prüfung am Gerät ein. Verlängerungskabel und Baustromverteiler gehören ebenfalls dazu.

Mieten oder kaufen

Die Verwaltung zeigt auch, was ohne sie niemand weiß: wie oft ein Gerät wirklich im Einsatz ist. Ein Abbruchhammer, der ein halbes Jahr ausgeliehen ist, lohnt sich als eigenes Gerät. Ein Mischer, der zweimal im Jahr gebraucht wird, eher nicht. Sind Ausleihen Aufträgen zugeordnet, sehen Sie außerdem, wo welche Maschinen laufen, und können sie im Angebot richtig einpreisen.

Einführung in einer Woche

1. Tag 1–2: alles teurere Werkzeug erfassen, fotografieren, nummerieren.
2. Tag 3: zu jedem Gerät eintragen, wer es gerade hat.
3. Tag 4: Regel vereinbaren: wer etwas nimmt, bucht es auf dem Smartphone – ohne Buchung keine Ausgabe.
4. Tag 5: wöchentliche Kontrolle der überfälligen Ausleihen festlegen, etwa Freitagmittag.
5. Nach einem Monat: prüfen, was nicht zurückkam und was in Reparatur oder auszumustern ist.

Fangen Sie nicht mit Schraubendrehern an. Fangen Sie mit den Dingen an, deren Verlust weh tut.

So unterstützt MůjStavebník

Das Modul Werkzeug führt jedes Gerät mit Foto, Nummer und Status. Eine neue Ausleihe legen Sie auf dem Smartphone an: verfügbares Gerät, Mitarbeiter, optional Auftrag und Rückgabetermin. Ausleihen lassen sich verlängern, überfällige erscheinen in der Übersicht. Verbrauchsmaterial verwalten Sie im Lager. Mehr unter Aufträge und Zeiterfassung, für größere Betriebe unter Baufirmen.

Weitere Artikel: Zeiterfassung auf der Baustelle mit GPS und Abnahmeprotokoll am Bau.

Häufige Fragen

Welches Werkzeug sollte man erfassen?

Alle teureren Geräte und Maschinen sowie alles, was geprüft werden muss. Verbrauchsmaterial wird im Lager geführt.

Wie oft müssen Elektrowerkzeuge auf der Baustelle geprüft werden?

Die Fristen ergeben sich aus der Gefährdungsbeurteilung nach DGUV Vorschrift 3 und Betriebssicherheitsverordnung. Für Baustellen gilt oft ein Richtwert von drei Monaten; legen Sie die Fristen mit einer Elektrofachkraft fest.

Wie bringe ich Mitarbeiter dazu, Ausleihen zu buchen?

Die Buchung muss auf dem Smartphone in Sekunden gehen, und es gilt: ohne Buchung keine Ausgabe. Eine kurze wöchentliche Kontrolle der offenen Ausleihen hält das System am Leben.