Kurz gesagt: Das Abnahmeprotokoll hält fest, dass der Kunde das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Es enthält Vertragsparteien, Leistung, Datum und Ort, eine Liste der Mängel und Restleistungen mit Fristen, Vorbehalte des Kunden, übergebene Unterlagen und Unterschriften. Nach § 640 BGB darf der Kunde die Abnahme nur wegen wesentlicher Mängel verweigern. Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche – bei Bauwerken grundsätzlich fünf Jahre.
Viele Aufträge enden nicht mit der letzten Fuge, sondern mit einem Blatt Papier. Wer „ist fertig, melden Sie sich, wenn was ist“ sagt und geht, zahlt später bei Reklamationen drauf. Dieser Artikel fasst die Grundregeln zusammen; für Ihre Verträge und Sonderfälle (VOB/B, Verbraucherverträge) lassen Sie sich rechtlich beraten.
Was die Abnahme rechtlich bedeutet
Beim Werkvertrag nach BGB ist die Abnahme der zentrale Moment:
- Fälligkeit der Vergütung – die Schlusszahlung wird mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB).
- Gefahrübergang – was nach der Abnahme beschädigt wird, ist nicht mehr Ihr Risiko (§ 644 BGB).
- Beginn der Verjährung der Mängelansprüche – bei Bauwerken fünf Jahre (§ 634a BGB), bei vereinbarter VOB/B gelten deren Regeln.
- Beweislast – vor der Abnahme müssen Sie beweisen, dass das Werk mangelfrei ist, danach muss der Kunde einen Mangel beweisen.
Der Kunde darf die Abnahme nur wegen wesentlicher Mängel verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Setzen Sie nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Kunde nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (fiktive Abnahme, § 640 Abs. 2 BGB). Bei Verbrauchern greift das nur, wenn Sie in Textform auf diese Folge hingewiesen haben.
Wichtig für den Kunden: Wer ein Werk in Kenntnis eines Mangels ohne Vorbehalt abnimmt, verliert bestimmte Mängelrechte (§ 640 Abs. 3 BGB). Deshalb gehören bekannte Mängel ins Protokoll – das schützt am Ende beide Seiten vor Streit.
Was im Protokoll stehen muss
- Vertragsparteien und wer für sie handelt,
- Leistung mit Bezug auf Vertrag oder Angebot, Baustellenadresse,
- Datum und Ort der Abnahme,
- bei Teilabnahmen: welche Teile abgenommen werden,
- Mängel und Restleistungen – einzeln, mit Ort, Beschreibung, Foto und Frist,
- Erklärung des Kunden: abgenommen ohne Vorbehalt / mit Vorbehalt (Mängelliste) / Abnahme verweigert (mit Grund),
- vorbehaltene Vertragsstrafe, falls vereinbart (sie muss bei der Abnahme vorbehalten werden),
- übergebene Unterlagen,
- Zählerstände, übergebene Schlüssel und Restmaterial,
- Unterschriften beider Seiten.
Mängel und Restleistungen richtig beschreiben
- Mangel: etwas ist falsch ausgeführt (gesprungene Fliese, ungleichmäßige Fuge, tropfende Armatur).
- Restleistung: etwas fehlt (Sockelleiste, Silikonfuge an der Wanne, Revisionsöffnung).
Jeder Punkt so, dass ihn auch jemand versteht, der nicht dabei war: „Bad, Wand an der Wanne, 3. Reihe von unten: gesprungene Fliese 30 × 60, Austausch bis 15.11.“ Dazu ein Foto. „Kleinere Mängel an den Fliesen“ hilft niemandem.
Unterlagen zur Übergabe
- Prüfprotokolle (Elektro, Druckprobe, Gas),
- Leistungserklärungen und Herstellernachweise der verwendeten Produkte,
- Garantiekarten und Bedienungsanleitungen,
- Fotodokumentation verdeckter Bauteile – Leitungen vor dem Verputzen, Abdichtung vor dem Fliesen,
- Bautagebuch oder Auszug, soweit geführt.
Die Fotos der Leitungen in der Wand sind für den Kunden das wertvollste Dokument. In fünf Jahren, wenn er ein Regal bohrt, wird er dankbar sein.
Abnahme vorbereiten
- Am Vortag selbst prüfen und beheben, was geht.
- Sauber übergeben – Staub wirkt wie unfertige Arbeit.
- Alles gemeinsam durchgehen: Wasser laufen lassen, spülen, Heizung an, Fenster öffnen.
- Pflege erklären – Silikon, Fugenreinigung, Entlüften.
- Protokoll vor Ort ausfüllen und unterschreiben, jede Seite bekommt ein Exemplar.
So unterstützt MůjStavebník
Im Auftrag laden Sie das Abnahmeprotokoll als PDF mit Auftrags-, Kunden- und Firmendaten herunter. Mängel erfassen Sie mit Foto und Frist, die Behebung sehen Sie am Auftrag. Der Kunde hat einen eigenen Link mit Baufortschritt und Fotos, findet die Leitungsfotos also auch nach Jahren. Mehr unter Aufträge und Zeiterfassung und für Betriebe im Innenausbau unter Renovierung und Innenausbau.
Weiterlesen: Badsanierung Schritt für Schritt und Angebot für Bauleistungen schreiben.
Häufige Fragen
Darf der Kunde die Abnahme wegen kleiner Mängel verweigern?
Nein. Nach § 640 BGB berechtigen nur wesentliche Mängel zur Verweigerung. Unwesentliche Mängel werden im Protokoll mit Frist festgehalten, das Werk wird mit Vorbehalt abgenommen.
Wann beginnt die Gewährleistung am Bau?
Mit der Abnahme. Mängelansprüche bei Bauwerken verjähren nach BGB grundsätzlich in fünf Jahren; wurde die VOB/B wirksam vereinbart, gelten deren Fristen.
Was ist eine fiktive Abnahme?
Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Besteller die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen. Bei Verbrauchern nur mit vorherigem Hinweis in Textform.
