Stručně: Každá faktura podnikatele musí obsahovat jméno nebo název, sídlo a IČO dodavatele, údaje odběratele, číslo dokladu, datum vystavení, popis plnění a částku. Plátce DPH navíc uvádí DIČ obou stran, datum uskutečnění plnění, základ daně, sazbu a výši daně, a daňový doklad musí vystavit do 15 dnů od uskutečnění plnění. Zálohová faktura není daňový doklad – plátce po přijetí zálohy vystavuje daňový doklad k přijaté platbě.
Fakturace je ta část práce, kterou řemeslníci odkládají na večer a nejraději by ji nedělali vůbec. Chyba ve faktuře přitom stojí peníze: firma odběratele ji vrátí, platba se zdrží o další dva týdny a účetní účtuje opravu. Většina chyb jde přitom odhalit jednoduchým kontrolním seznamem.
Článek popisuje obecná pravidla. Konkrétní situace (osvobozená plnění, plnění do zahraničí, změny sazeb) vždy proberte se svou účetní nebo daňovým poradcem.
Co musí mít každá faktura podnikatele
Bez ohledu na DPH musí podnikatel na obchodních listinách, tedy i na fakturách, uvádět své identifikační údaje (§ 435 občanského zákoníku). Pro účetnictví a daňovou evidenci pak faktura slouží jako doklad. V praxi musí na faktuře být:
- dodavatel: jméno a příjmení nebo název firmy, sídlo (místo podnikání), IČO,
- u firem zapsaných v obchodním rejstříku údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (například „zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 1234“),
- odběratel: jméno nebo název, adresa, IČO, pokud ho má,
- číslo faktury z nepřerušené číselné řady,
- datum vystavení a datum splatnosti,
- popis plnění – co jste dodali, v jakém rozsahu, u stavebních prací i odkaz na zakázku nebo smlouvu,
- částka a způsob úhrady, číslo účtu, variabilní symbol.
Fyzická osoba podnikající podle živnostenského zákona často přidává větu „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“. Neplátce DPH by měl uvést, že není plátce, aby odběratel nečekal daňový doklad.
Co navíc musí mít plátce DPH
Faktura plátce DPH je daňový doklad a musí obsahovat náležitosti podle § 29 zákona o DPH:
- DIČ dodavatele a DIČ odběratele, pokud je odběratel plátce,
- evidenční číslo daňového dokladu,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), pokud se liší od data vystavení,
- rozsah a předmět plnění,
- jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu,
- základ daně, sazbu daně a výši daně v korunách – po jednotlivých sazbách, pokud jich je na faktuře víc.
Daňový doklad je potřeba vystavit do 15 dnů od DUZP (nebo od přijetí platby, pokud přišla dřív). U drobných plnění do 10 000 Kč včetně daně stačí zjednodušený daňový doklad, ten ale nejde použít vždy – například ne u přenesené daňové povinnosti.
Sazby DPH u stavebních prací
Základní sazba je 21 %. U stavebních a montážních prací spojených s bydlením (výstavba a opravy staveb pro sociální bydlení, typicky rodinné domy a byty do určité velikosti) se může uplatnit snížená sazba 12 %. Podmínky stanoví § 48 a 48a zákona o DPH a jsou poměrně přesné – rozhoduje typ stavby, výměra a účel. Pokud si nejste jistí, ověřte to s účetní ještě před vystavením nabídky, protože sazba mění cenu pro zákazníka.
Když dodáváte stavební práce jinému plátci DPH, často se uplatní přenesená daňová povinnost a faktura vypadá jinak. Rozebíráme to v samostatném článku Přenesená daňová povinnost ve stavebnictví.
Zálohové faktury
U větších zakázek se bez zálohy na materiál nedá pracovat. Zálohová faktura ale není daňový doklad – je to výzva k platbě. Postup:
- Vystavíte zálohovou fakturu (výzvu k platbě) s částkou, splatností a variabilním symbolem.
- Zákazník zaplatí.
- Plátce DPH vystaví do 15 dnů od přijetí platby daňový doklad k přijaté platbě. Datem uskutečnění plnění je den přijetí platby. Neplátce nic dalšího nevystavuje.
- Po dokončení vystavíte konečnou fakturu, ve které zálohu odečtete. U plátce se odečítá i daň, která už byla ze zálohy odvedena.
Nejčastější chyba: zálohová faktura i konečná faktura obsahují plnou částku a zákazník neví, kolik má ještě doplatit. Na konečné faktuře uveďte zálohu jako samostatný řádek se zápornou částkou a odkazem na číslo daňového dokladu k záloze.
QR platba: zákazník zaplatí bez přepisování
QR kód na faktuře nesplňuje žádnou zákonnou povinnost, ale výrazně zrychluje platby. Zákazník fakturu naskenuje v bankovní aplikaci a číslo účtu, částka i variabilní symbol se vyplní samy. Odpadají překlepy, kvůli kterým platba nejde spárovat. Co musí kód obsahovat a jak se liší český a slovenský standard, popisujeme v článku QR platba na faktuře.
Kontrolní seznam před odesláním
- Sedí IČO a adresa odběratele s rejstříkem?
- Je číslo faktury další v řadě a nebylo už použito?
- Odpovídá popis plnění nabídce nebo smlouvě a jsou v něm vícepráce zvlášť?
- U plátce: je správně DUZP, sazba a DIČ odběratele?
- U zálohy: je odečtená na konečné faktuře?
- Sedí číslo účtu a variabilní symbol v QR kódu s textem faktury?
- Je splatnost v souladu se smlouvou?
Jak to řeší MůjStavebník
Faktury v MůjStavebník vznikají z nabídky nebo zakázky, takže položky se nepřepisují. Číselná řada se hlídá sama (zálohové faktury mají vlastní předponu), DPH se počítá po sazbách, QR platba se přidá automaticky a ve formuláři je volba přenesené daňové povinnosti, která zkontroluje DIČ odběratele. Účetní dostane podklady tlačítkem Pro účetní. Víc na stránce Faktury a nabídky, ceny tarifů najdete v ceníku.
Časté otázky
Co musí obsahovat faktura neplátce DPH?
Jméno nebo název, sídlo a IČO dodavatele (u firem v obchodním rejstříku i údaj o zápisu), údaje odběratele, číslo faktury, datum vystavení, popis plnění, částku a platební údaje. Je vhodné uvést, že dodavatel není plátce DPH.
Do kdy musí plátce DPH vystavit fakturu?
Daňový doklad je potřeba vystavit do 15 dnů ode dne uskutečnění zdanitelného plnění nebo ode dne přijetí platby, pokud platba přišla dřív.
Je zálohová faktura daňový doklad?
Ne. Zálohová faktura je výzva k platbě. Plátce DPH po přijetí zálohy vystaví do 15 dnů daňový doklad k přijaté platbě a na konečné faktuře zálohu odečte.
Musí být na faktuře QR kód?
Nemusí, zákon ho nevyžaduje. Zrychluje ale platby a snižuje počet chybně zadaných plateb, proto se vyplatí ho uvádět.
