Stručně: Evidence nářadí potřebuje u každého kusu název, výrobní nebo vlastní číslo, fotku, pořizovací cenu, stav a termín revize. Každá zápůjčka má přiřazeného konkrétního člověka, případně zakázku, datum vydání a datum, do kdy se má vrátit. Funguje jen tehdy, když zápis zabere pár vteřin v telefonu a vedoucí pravidelně kontroluje nevrácené zápůjčky.
V každé firmě s víc než třemi lidmi se to stane: ráno je potřeba laser, nikdo neví, kde je, a nakonec se zjistí, že leží od minulého týdne v autě kolegy na jiné stavbě. Nebo hůř – zmizel úplně a nikdo si nepamatuje, kdo ho měl naposledy. Nářadí přitom tvoří velkou část majetku menších firem a jeho ztráty se nikde neobjeví, dokud se nekupuje nové.
Proč sešit a tabulka nefungují
Většina firem evidenci nářadí zkoušela. Sešit ve skladu nebo tabulka v kanceláři mají stejný problém: nářadí se nepůjčuje ve skladu ani v kanceláři, ale na stavbě, v autě, v sedm ráno. Kdo má zapisovat, není u sešitu, a kdo je u sešitu, neví, co si kdo vzal. Evidence pak po dvou měsících umře.
Fungující evidence má tři vlastnosti:
- Zápis jde udělat tam, kde se nářadí předává – v telefonu.
- Za každým kusem je konkrétní člověk. Ne „parta“, ne „stavba Líbeznice“, ale Karel.
- Někdo kontroluje nevrácené věci – jednou týdně, pět minut.
Co u nářadí evidovat
U každého kusu stačí:
- název a typ („aku vrtačka 18 V“, „rotační laser“),
- vlastní evidenční číslo (a výrobní číslo, pokud ho má) – číslo napište i fixem nebo štítkem na nářadí,
- fotka – pomůže při identifikaci i při pojistné události,
- pořizovací cena a datum – kvůli majetku a pojištění,
- stav – k dispozici, zapůjčeno, v opravě, vyřazeno,
- termín další revize u elektrického nářadí,
- příslušenství – nabíječka, baterie, kufr (právě to se ztrácí nejčastěji).
Drobné spotřební věci (vrtáky, kotouče, bity) do evidence nářadí nepatří. Ty řešte jako materiál ve skladu.
Zápůjčky: komu, kam a do kdy
Zápůjčka je záznam, že konkrétní kus má konkrétní člověk. Měla by obsahovat:
- kdo si nářadí vzal,
- na jakou zakázku (volitelně, ale hodí se pro náklady),
- od kdy a do kdy se má vrátit,
- stav při vydání – hlavně u dražších strojů,
- při vrácení datum a stav, případně poznámku o poškození.
Termín vrácení je klíčový. Bez něj zápůjčka nikdy „nevyprší“ a nikdo neví, jestli je laser na stavbě oprávněně tři týdny, nebo jestli ho někdo zapomněl vrátit. Pokud práce trvá déle, zápůjčka se prodlouží – jedním klepnutím, ne novým zápisem.
Hmotná odpovědnost
U dražšího nářadí svěřeného konkrétnímu zaměstnanci (například služební sada nářadí do auta) se uzavírá dohoda o odpovědnosti k ochraně svěřených věcí podle zákoníku práce. Bez ní zaměstnanec za ztrátu odpovídá jen omezeně. Text dohody si nechte připravit účetní nebo právníkem.
Revize elektrického nářadí
Elektrické ruční nářadí podléhá pravidelným revizím a kontrolám podle ČSN 33 1600. Lhůty závisí na třídě ochrany a způsobu používání – u nářadí používaného na stavbách bývají kratší než v dílně. Stanovte je s revizním technikem a zapište k nářadí datum poslední a příští revize. Při kontrole inspektorátu práce nebo při úrazu je doložená revize první, co se zjišťuje.
Prodlužovací kabely a rozvaděče na stavbě mají vlastní revize – evidujte je stejně jako nářadí.
Půjčovna, nebo vlastní stroj
Evidence ukáže i věc, kterou bez ní nikdo neví: jak často se který stroj opravdu používá. Bourací kladivo, které je půl roku zapůjčené, se vyplatí mít vlastní. Lešení nebo míchačka, která se půjčuje dvakrát do roka, možná ne. Když zápůjčky přiřazujete k zakázkám, vidíte navíc, na kterých zakázkách se stroje používají, a můžete je v nabídkách správně nacenit.
Stejně tak se ukáže, které nářadí je často v opravě. Opakovaně opravovaný stroj je kandidát na vyřazení a nákup nového dřív, než vám zastaví práci na stavbě.
Jak evidenci zavést během jednoho týdne
- Den 1–2: sepište všechno dražší nářadí (od pár tisíc výš), vyfoťte ho a označte číslem.
- Den 3: u každého kusu zapište, kdo ho má teď.
- Den 4: domluvte pravidlo – kdo si nářadí bere, zapíše si ho v telefonu; bez zápisu se nářadí nepůjčuje.
- Den 5: nastavte týdenní kontrolu nevrácených zápůjček (stačí pátek odpoledne).
- Po měsíci: projděte, co se nevrátilo, a co je v opravě nebo k vyřazení.
Nezačínejte vrtáky a šroubováky. Začněte věcmi, jejichž ztráta bolí.
Jak to řeší MůjStavebník
Modul Nářadí eviduje každý kus s fotkou, číslem a stavem (k dispozici, zapůjčeno, v opravě, vyřazeno). Novou zápůjčku vytvoříte z telefonu: vyberete dostupné nářadí, pracovníka a volitelně zakázku a termín vrácení. Zápůjčku jde prodloužit a nevrácené kusy po termínu jsou vidět v přehledu. Drobný materiál řešíte v modulu Sklad. Funkce popisujeme na stránce Zakázky a docházka, co obsahují jednotlivé tarify, najdete v ceníku.
Pokud evidujete i materiál vydaný na zakázky, podívejte se, jak se to propisuje do zisku zakázky, v článku Vydělává vaše zakázka? Komunikaci v partě (kdo má co přivézt) pomůže sjednotit firemní chat.
Časté otázky
Jaké nářadí má smysl evidovat?
Všechno dražší nářadí a stroje, typicky od několika tisíc korun výš, a všechno, co podléhá revizím. Spotřební materiál (vrtáky, kotouče, bity) evidujte jako materiál ve skladu.
Jak často se reviduje elektrické nářadí?
Podle ČSN 33 1600 v lhůtách podle třídy ochrany a způsobu používání; u nářadí na stavbách bývají lhůty kratší. Konkrétní lhůty stanovte s revizním technikem a zapisujte je k nářadí.
Odpovídá zaměstnanec za ztracené nářadí?
Plně jen tehdy, když s ním máte uzavřenou dohodu o odpovědnosti k ochraně svěřených věcí a nářadí převzal písemně. Bez dohody je jeho odpovědnost omezená zákoníkem práce.
Jak dosáhnout toho, aby lidé zápůjčky zapisovali?
Zápis musí jít udělat v telefonu za pár vteřin a musí platit pravidlo „bez zápisu se nepůjčuje“. Pomůže i pravidelná krátká kontrola nevrácených věcí.
