Zeptejte se majitele menší stavební firmy, kolik vydělal na poslední koupelně. Obvykle odpoví „asi dobrý“ nebo „tahle se moc nepovedla“. Přesné číslo zná málokdo, a když, tak až měsíc po předání, kdy už se s tím nedá nic dělat.
Přitom zakázka nepřijde o zisk najednou. Ztrácí ho po malých kouscích: hodina navíc tady, zapomenutá krabice spárovačky tam, subdodávka, která se vyfakturovala dvakrát. Kdo to vidí průběžně, může zasáhnout. Kdo to vidí až na konci, už jen počítá škody.
Z čeho se zisk zakázky skládá
Na straně příjmů je to jednoduché: co jste zákazníkovi vyfakturovali a co vám skutečně zaplatil. Na straně nákladů bývají čtyři položky:
- Práce. Odpracované hodiny lidí na zakázce krát jejich hodinová sazba. U většiny firem je to největší položka a zároveň ta, která se nejhůř dohledává.
- Materiál. Co se nakoupilo nebo vydalo ze skladu přímo na tuhle stavbu.
- Subdodávky. Elektrikář, instalatér, půjčovna lešení, odvoz suti.
- Drobné výdaje. Účtenky z benzinky, železářství a od dodavatelů, které se snadno ztratí v kapse montérek.
Zisk je rozdíl mezi tím, co přišlo, a součtem těchhle čtyř položek. Nic složitého. Problém není ve výpočtu, ale v tom, že každá položka leží jinde: hodiny v sešitě, materiál v hlavě skladníka, účtenky v autě a faktury u účetní.
Kde peníze mizí nejčastěji
Hodiny, které nikdo nezapsal. Parta jede ráno nejdřív na jednu stavbu pro nářadí, pak na druhou. Na papíře je osm hodin na druhé zakázce, ve skutečnosti hodina padla na přejezd a první stavbu. Když se hodiny zapisují až v pátek, nikdo si to nepamatuje.
Materiál bez zakázky. Krabice obkladu se odveze na stavbu, část se vrátí, část se použije jinde. Na konci nikdo neví, kolik obkladu ta koupelna skutečně spotřebovala.
Víceprace bez papíru. Zákazník si na stavbě řekne o posunutí zásuvky nebo jinou dlažbu. Udělá se to hned, ale do nabídky ani faktury se to nedostane.
Faktury, které čekají. Hotová etapa se vyfakturuje až po celé stavbě. Peníze, za které jste už zaplatili materiál i lidi, leží měsíc u zákazníka.
Jak mít přehled každý týden
Nejde o to zavést další tabulku. Jde o to, aby se každá položka zapsala tam, kde vzniká, a k zakázce se přiřadila sama.
1. Hodiny z telefonu, rovnou na zakázku. Pracovník při příchodu zvolí stavbu a klepne na příchod. Hodiny se tak přiřadí ke správné zakázce ve chvíli, kdy vznikají, a ne v pátek odpoledne. Z docházky se pak spočítají i náklady na práci podle sazby každého člověka.
2. Materiál vydaný na konkrétní stavbu. Když se ze skladu vydá materiál, vybere se zakázka. Na konci je u každé stavby vidět, co se na ni skutečně spotřebovalo, a ne jen co se nakoupilo.
3. Účtenky vyfocené hned. Účtenka z železářství se vyfotí v telefonu ještě u pokladny a přiřadí k zakázce. Z fotky se přečte částka, datum i dodavatel, takže se nic nepřepisuje.
4. Víceprace jako položka nabídky. Co si zákazník přeje navíc, přidejte do nabídky ještě na stavbě. Faktura z ní pak vznikne bez přepisování a nic se nezapomene.
5. Fakturace po etapách. Hotovou část vyfakturujte hned. Faktura s QR kódem se zaplatí v telefonu za pár vteřin, takže peníze nečekají na konec stavby.
Jedno číslo, které stojí za pravidelný pohled
Když se všechno výše zapisuje průběžně, stačí se jednou týdně podívat na přehled zakázek: kolik je vyfakturováno, kolik zaplaceno, kolik stály hodiny a materiál a jaký je z toho zatím zisk. Zakázka, která je v polovině prací a už teď má náklady nad polovinou rozpočtu, je signál. Ještě se dá promluvit se zákazníkem o vícepracích, upravit postup nebo přidat lidi jinam.
V MůjStavebníku to najdete v Reportech: zisk podle zakázek, pohledávky po splatnosti a odpracované hodiny na jednom místě. Data do nich nikdo nepřepisuje, berou se z docházky, skladu, účtenek a faktur, které už ve firmě vznikají.
Krátce na závěr
Zisk zakázky se nedá zachránit po předání. Dá se ale hlídat během stavby, pokud se hodiny, materiál a účtenky zapisují tam, kde vznikají, a ne zpětně. Začněte docházkou z telefonu, protože práce je obvykle největší náklad. Ostatní přidejte, až si parta zvykne.
Chcete to vidět na vlastních zakázkách? Domluvte si ukázku, projdeme to s vámi na vašich datech.
