Ve většině menších stavebních firem se komunikuje přes několik skupin v soukromých aplikacích. Jedna pro kancelář, druhá pro partu na Vinohradské, třetí pro elektrikáře. Funguje to, dokud někdo nepřijde nový, někdo neodejde, nebo dokud důležitá zpráva nezapadne mezi fotkami a vtipy.
Co se ztrácí v soukromých skupinách
- Důležité informace zapadnou. Změna termínu nebo porada se ztratí mezi desítkami běžných zpráv.
- Odcházející zaměstnanec má historii u sebe. Firemní informace zůstávají v jeho telefonu.
- Nový člověk nic nevidí. Musí se ručně přidat do všech skupin a nemá předchozí kontext.
- Soukromí a práce se míchají. Po pracovní době chodí pracovní zprávy do stejné aplikace jako rodinné.
Firemní chat ve stejném systému jako zakázky
V MůjStavebníku má každá firma vlastní chat – vidí ho jen lidé z dané firmy a nikdo jiný. Nový zaměstnanec ho uvidí hned po přihlášení, odcházející po zrušení účtu ztratí přístup. Chat je na počítači i v telefonu a zprávy se synchronizují během pár vteřin.
Upozornění pro všechny
Majitel nebo vedoucí může poslat zprávu jako upozornění pro všechny. Ta je v chatu zvýrazněná a každému ve firmě přijde jako oznámení do telefonu i počítače. Hodí se na věci, které musí vědět každý:
- porada v pátek v 15:00,
- změna začátku směny kvůli dodávce materiálu,
- nová pravidla bezpečnosti na stavbě,
- zavřená kancelář nebo sklad.
Běžné zprávy oznámení neposílají při každém slově – nejvýš jednou za několik minut, aby telefon nepípal pořád. Kdo chce, nastaví si oznámení podle sebe a v noci platí tichý režim.
Pravidla, která se osvědčí
- Chat je pro práci. Soukromé věci patří jinam.
- Upozornění jen na důležité věci. Když se posílá často, lidé ho přestanou číst.
- Rozhodnutí patří k zakázce. Co se dohodne v chatu a týká se konkrétní stavby, zapište do deníku zakázky – tam to najdete i za rok.
- Odpovídejte v pracovní době. Chat nemusí být hlídaný po večerech.
Výsledek
Jedno místo pro zprávy celé firmy znamená méně telefonátů „to jsem nevěděl“, rychlejší zapracování nových lidí a jistotu, že důležitá informace došla všem. A protože je chat ve stejném systému jako docházka a zakázky, nemusí si nikdo instalovat další aplikaci.
