Stručně: Účetní potřebuje za každého zaměstnance odpracované hodiny po dnech, přesčasy, práci v noci, v sobotu, v neděli a ve svátek, dovolenou, nemoc a jiné překážky v práci, u dohod počet hodin a výši odměny, a dále zálohy, srážky a náhrady (cestovní náhrady, stravné). Podklady by měly přijít v dohodnutém termínu, typicky do 3. pracovního dne následujícího měsíce, a měly by být uzavřené – bez rozpracovaných směn.
Mzdová účetní nevidí na stavbu. Pracuje s tím, co jí firma pošle. Když dostane fotku sešitu s hodinami, tabulku bez svátků a do toho SMS „Pepovi přidej dvě hodiny“, výsledkem jsou chyby ve výplatách, opravné výpočty a nespokojení lidé. Přitom stačí mít podklady pokaždé ve stejné podobě a úplné.
Článek popisuje obecná pravidla zákoníku práce. Konkrétní nastavení mezd, příplatků a náhrad ve vaší firmě proberte s mzdovou účetní.
Co je evidence pracovní doby
Zaměstnavatel musí u každého zaměstnance vést evidenci (§ 96 zákoníku práce):
- odpracované doby – začátek a konec směny,
- práce přesčas,
- noční práce,
- pracovní pohotovosti,
- u dohod o provedení práce a pracovní činnosti odpracovaných hodin.
Evidence musí být průkazná. Při kontrole inspektorátu práce se dokládá po dnech, ne jako měsíční součet. Proto docházka zapisovaná sumárně na konci měsíce nestačí.
Co přesně účetní potřebuje
Za každého zaměstnance v pracovním poměru
- odpracované hodiny po dnech (začátek, konec, přestávky),
- přesčasy – hodiny nad stanovenou týdenní pracovní dobu nařízené nebo odsouhlasené zaměstnavatelem,
- práci v noci (22:00–6:00),
- práci v sobotu a v neděli,
- práci ve svátek,
- dovolenou v hodinách nebo dnech,
- nemoc – od kdy do kdy, číslo rozhodnutí, pokud ho máte,
- jiné překážky – lékař, pohřeb, svatba, překážky na straně zaměstnavatele (například prostoj kvůli počasí),
- zálohy na mzdu, srážky, půjčky,
- cestovní náhrady, pokud zaměstnanec pracoval mimo sjednané pravidelné pracoviště.
Za dohody (DPP a DPČ)
- počet odpracovaných hodin v měsíci,
- sjednanou odměnu nebo hodinovou sazbu,
- u DPP hlídat roční limit 300 hodin u jednoho zaměstnavatele.
Příplatky, které se z docházky počítají
Zákoník práce stanoví minimální příplatky. Podle smlouvy nebo vnitřního předpisu mohou být vyšší:
- práce přesčas – nejméně 25 % průměrného výdělku, nebo náhradní volno (§ 114),
- práce ve svátek – náhradní volno, nebo příplatek nejméně 100 % průměrného výdělku (§ 115),
- noční práce – nejméně 10 % průměrného výdělku (§ 116),
- práce v sobotu a v neděli – nejméně 10 % průměrného výdělku (§ 118),
- ztížené pracovní prostředí – podle § 117.
Bez přesné docházky po dnech se příplatky spočítat nedají. Proto je pro účetní důležité nejen „kolik hodin“, ale i „kdy“.
Cestovní náhrady a stravné
Na stavbách se často pracuje mimo pravidelné pracoviště sjednané ve smlouvě. Pak může zaměstnanci vzniknout nárok na cestovní náhrady, typicky stravné podle délky pracovní cesty. Sazby stravného se každý rok mění vyhláškou, proto je za vás spočítá účetní – potřebuje ale vědět, kdy pracovní cesta začala a skončila a kde se pracovalo. Když je docházka přiřazená k zakázce s adresou, účetní to vidí přímo v podkladech a nemusí se doptávat.
Stejně tak dohodněte, jak se do mezd promítá stravenkový paušál nebo příspěvek na stravování a jestli se krátí za dny nepřítomnosti.
Kdo za podklady odpovídá
Ve firmě by měl být jeden člověk, který podklady za měsíc uzavře a odešle – majitel, kancelář, nebo vedoucí party. Ne každý pracovník zvlášť. Uzavřením se rozumí kontrola, že všechno sedí, a potvrzení, že od té chvíle se za uplynulý měsíc nic nemění. Pozdější opravy pak jdou jako oprava v dalším měsíci, ne jako nový výpočet výplat.
Typické chyby v podkladech
- Neuzavřené směny. Pracovník zapomene zapsat odchod a směna „běží“ dva dny. Před odesláním podkladů musí být všechny směny uzavřené a zkontrolované.
- Přesčasy, které nikdo neschválil. Přesčas musí zaměstnavatel nařídit nebo s ním souhlasit. Rozhodněte předem, kdo přesčasy potvrzuje.
- Chybějící svátky a dovolené. V docházce je den prázdný a účetní neví, jestli šlo o dovolenou, neplacené volno nebo omluvenou absenci.
- Ústní dohody. „Za sobotu mu dej o stovku víc“ patří do podkladů písemně.
- Pozdní podklady. Pokud podklady přijdou desátého, výplata se zpozdí nebo se počítá narychlo.
Kontrolní seznam na konec měsíce
- Všechny směny mají příchod i odchod.
- Přesčasy jsou schválené.
- Dovolené, nemoci a překážky jsou zapsané k jednotlivým dnům.
- Víkendy, svátky a noční práce jsou v docházce vidět.
- Zálohy a srážky jsou zapsané.
- U dohod sedí počet hodin a limity.
- Export odešlete účetní ve stejném formátu jako minulý měsíc.
Docházka jako podklad i pro zakázky
Hodiny z docházky nejsou jen pro mzdy. Když je každá směna přiřazená k zakázce, víte, kolik práce zakázka spotřebovala a jestli na ní firma vydělává. Podrobně v článku Vydělává vaše zakázka?
Jak to řeší MůjStavebník
Pracovníci zapisují příchod a odchod v aplikaci, vedoucí vidí směny bez odchodu, které je potřeba uzavřít, a z ukončených směn se počítají odpracované hodiny a hrubá mzda podle hodinové sazby. Mzdový přehled za měsíc otevřete po lidech, výkaz po dnech tlačítkem Výkaz a Export docházky pošlete účetní. Hodiny se zároveň propisují do nákladů zakázek. Víc na stránce Zakázky a docházka, pro větší firmy s více partami na stránce Pro stavební firmy.
Co smíte a nesmíte u docházky s polohou, shrnuje článek Docházka s GPS a GDPR. Jak docházku zavést v partě, popisuje článek Docházka na stavbě z telefonu.
Časté otázky
Do kdy poslat účetní podklady ke mzdám?
Termín si dohodněte s účetní, obvykle do 3. až 5. pracovního dne následujícího měsíce. Čím dřív podklady přijdou, tím víc času zbude na kontrolu a výplata může odejít včas.
Stačí účetní měsíční součet hodin?
Nestačí. Pro příplatky za přesčas, noc, víkend a svátek potřebuje docházku po dnech. Evidence po dnech je také povinná a dokládá se při kontrole inspektorátu práce.
Jaký je příplatek za práci v sobotu?
Podle zákoníku práce nejméně 10 % průměrného výdělku za každou hodinu práce v sobotu a v neděli. Smlouva nebo vnitřní předpis mohou stanovit víc.
Kolik hodin smí odpracovat člověk na DPP?
U jednoho zaměstnavatele nejvýše 300 hodin v kalendářním roce. Do limitu se sčítají všechny dohody o provedení práce u stejného zaměstnavatele.
