Na většině staveb vzniká dokumentace sama od sebe – jen je rozházená. Fotky má každý v jiném telefonu, poznámky jsou v sešitě v dodávce a domluva se zákazníkem v e-mailech. Když se po roce řeší reklamace nebo vícepráce, hledá se odpoledne.
Co do deníku patří
U staveb, kde to vyžadují předpisy, je stavební deník povinný a musí mít předepsané náležitosti. I tam, kde povinný není, se vyplatí vést aspoň stručný denní záznam:
- datum a kdo byl na stavbě,
- co se udělalo a co se zakrylo (rozvody, izolace),
- co dorazilo – materiál, dodávky, technika,
- co se změnilo proti dohodě a kdo změnu odsouhlasil,
- vady a problémy, které je potřeba řešit.
Fotky, které mají hodnotu
Nejcennější jsou fotky věcí, které za týden nebudou vidět: rozvody vody a elektřiny před zazděním, hydroizolace před obkladem, podlahové topení před potěrem. Fotku vždy přiřaďte ke konkrétní zakázce a ideálně k místnosti nebo zápisu v deníku. Datum a čas se uloží samy.
V MůjStavebníku pracovník vyfotí přímo ze zakázky v telefonu a fotka se uloží k zakázce s datem a časem pořízení. Kancelář ji vidí hned, bez posílání přes soukromé aplikace.
Kontrolní dny a vady
Kontrolní den se zákazníkem nebo technickým dozorem si naplánujte v kalendáři zakázky. Po schůzce zapište závěry rovnou do deníku a vady veďte zvlášť se stavem „otevřeno / opraveno“. Na konci stavby tak máte seznam, který se dá projít bod po bodu při předání.
Co uvidí zákazník
Zákazník může dostat odkaz na průběh stavby: vidí kroky zakázky, kontrolní dny, zápisy z deníku a vybrané fotky – bez cen a interních poznámek. Ubyde telefonátů typu „jak to vypadá?“ a zákazník má jistotu, že se na stavbě pracuje.
Export pro předání a reklamace
Při předání stavby se hodí deník v PDF s fotografiemi. Když po roce přijde reklamace, otevřete zakázku, vyhledáte fotku rozvodů před zazděním a během minuty víte, jak to bylo.
Jednoduché pravidlo pro partu
Domluvte jedno pravidlo: co se zakrývá, to se fotí, a každý den jeden krátký zápis. Víc není potřeba. Za měsíc budete mít dokumentaci, kterou dřív nešlo dát dohromady ani za týden.
